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Lohnsummennachweis digital

Neues UV-Meldeverfahren ab 01.01.2017

Der Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrages, den Sie für den Unfallversicherungsschutz Ihrer Beschäftigten jährlich zahlen. Ab 01.01.2017 wird das bisherige Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung durch das neue UV-Meldeverfahren mit dem digitalen Lohnnachweis abgelöst:

Bis zum 16. Februar 2017 ist der Lohnnachweis für das Jahr 2016 erstmals auf diesem neuen digitalen Weg zu übermitteln.

Besonderheiten für Privathaushalte, Gemeinden, Städte und Landkreise

Für Privathaushalte und Unternehmen, deren Beiträge auf Basis von Einwohnerzahlen erhoben werden sowie Unternehmen, deren Beschäftigte insgesamt beitragsfrei versichert sind (z. B. Hilfeleistungsunternehmen), gibt es abweichende Regelungen für das unten genannte UV-Meldeverfahren. Sofern für die Entgeltabrechnung ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm verwendet wird, muss einmalig ein Abgleich beim Stammdatendienst durchgeführt werden. Mit der Rückmeldung der Stammdaten wird ein Merkmal übermittelt, dass kein digitaler Lohnnachweis abzugeben ist.

Parallelverfahren für den Lohnnachweis für die Jahre 2016 und 2017

In einer zweijährigen Übergangsphase ist für die Beitragsjahre 2018 und 2019 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte Lohnnachweis im Papier- oder Fax-Verfahren von Ihnen zu erstatten. Die Übergangsregelung stellt eine richtige Beitragsberechnung in der Zukunft sicher. Ab dem Beitragsjahr 2020, d. h. ab 01.01.2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren.

Beschäftigen Sie kein Personal, dann entfällt für Sie die Meldung nach dem UV-Meldeverfahren.

Das UV-Meldeverfahren im Überblick

Meldungen über das UV-Meldeverfahren erfolgen ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder systemgeprüften Ausfüllhilfen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Version Ihres Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.

Vor der Erstattung des digitalen Lohnnachweises führen Sie im sogenannten Vorverfahren einen automatisierten Abgleich Ihrer Daten durch. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Für den Abgleich rufen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens aus dem Stammdatendienst digital ab. Der bei der DGUV verwaltete Stammdatendienst versorgt die Entgeltabrechnungsprogramme mit den für den digitalen Lohnnachweis erforderlichen Daten.

Hierfür sind folgende Zugangsdaten erforderlich:

  • Betriebsnummer der Unfallkasse Baden-Württemberg: BBNRUV 67334480
  • Mitgliedsnummer
  • PIN

Die Zugangsdaten werden Ihnen von der Unfallkasse Baden-Württemberg voraussichtlich im November 2016 schriftlich mitgeteilt. Sollten Sie Dritte, z. B. Steuerberater, zur Meldung beauftragt haben, leiten Sie ihnen die Zugangsdaten bitte unbedingt weiter.

Hinweis: Aufgrund der Umstellung im Meldeverfahren können Sie erstmals ab 01.12.2016 den Stammdatenabgleich für das Jahr 2016 durchführen sowie Ihren digitalen Lohnnachweis für 2016 erstatten. Wir empfehlen Ihnen, anschließend bereits den Stammdatenabgleich für das Jahr 2017 vorzunehmen. Die Übermittlung des digitalen Lohnnachweises für 2017 erfolgt dann bis spätestens 16.02.2018.

Nach der erstmaligen Anmeldung im Stammdatendienst pro Beitragsjahr wird die meldende Stelle registriert. Die UKBW erwartet von dieser Stelle einen digitalen Lohnachweis für das abgefragte Beitragsjahr.

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

  • Mitgliedsnummer
  • Betriebsnummer der UKBW
  • Bezogen auf die Gefahrtarifstellen:

    • Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
      (Nicht mehr zu melden sind: Geleistete Arbeitsstunden und Anzahl der Arbeitnehmer)

Zusätzlich werden über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über Ihre Ausfüllhilfe technische Merkmale übertragen, die es der UKBW ermöglicht, die meldende/abrechnende Stellen zu erkennen.

Hat Ihr Unternehmen mehrere meldende Stellen, ist für jede dieser Stellen ein Abruf und Abgleich der Stammdaten erforderlich. Die UKBW erwartet dann für jeden Abruf Teillohnnachweise und fasst diese in einem Beitragsbescheid zusammen.

Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, schätzt die UKBW die zur Beitragsberechnung erforderlichen Daten.

Weitere und detailliertere Informationen zum digitalen Lohnnachweis und zum neuen UV-Meldeverfahren finden Sie in der Broschüre „Beschreibung zum UV-Meldeverfahren“ unter www.dguv.de/uv-meldeverfahren.

Bei Fragen steht Ihnen das Sachgebiet Mitglieder und Beiträge gerne zur Verfügung:

Werner Benz, Tel.: 0721/6098-211; Fax -5211;
E-Mail: werner.benz@ukbw.de

Monika Erhard, Tel.: 0721/6098-221; Fax -5221;
E-Mail: monika.erhard@ukbw.de

Manfred Groß, Tel.: 0721/6098-213; Fax -5213;
E-Mail: manfred.gross@ukbw.de